Современный секретарь, офис-менеджер: слагаемые успеха

У секретаря особое положение в организации: он фактически первый человек после руководителя. В задачи секретаря входят коммуникативная, информирующая, организующая, фильтрующая, барьерная, сервисная и множество других функций. Специалисты в этой области деятельности необходимы в любой организации, и их профессионализм зачастую определяет отношения с партнерами/клиентами, имидж компании и общий успех.

ИНТЕГРИРОВАННЫЙ КУРС СОСТОИТ ИЗ МОДУЛЕЙ:

• секретарь — лицо компании;
• рабочее место секретаря, планирование рабочего времени и работа с информацией;
• взаимодействие с руководителем и коллегами;
• секретарь и телефон, телефонный этикет;
• деловой протокол для секретарей;
• организация и проведение совещаний, встреч, переговоров, официальных приемов;
• секретарь и вопросы делопроизводства в компании.

Для кого этот семинар:

Программа ориентирована на профессиональных секретарей, ориентированных на развитие и стремящихся усовершенствовать работу офиса, сделать ее более целенаправленной, системной и комфортной как для клиентов, так и для сотрудников.

СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ:

I СЕССИЯ

Модуль 1: СЕКРЕТАРЬ — ЛИЦО КОМПАНИИ.

• Квалификационные требования к секретарю.
• Основное содержание профессии, функции секретаря, обязанности, права.
• Должностная инструкция.
• Профессиональные качества секретаря.
• Профессиональный имидж: вербальный, невербальный (кинетический).
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия.
• Деловой набор. Поведение и манеры. Деловые качества.
• Двадцать навыков профессионала.

Модуль 2: РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ.

• Рабочее место секретаря.
• Предметы первой необходимости в офисе. Необходимая спецлитература.
• Сервировочные и хозяйственные принадлежности. Продукты и напитки. Аптечка. Предметы личной необходимости.
• Планирование рабочего времени. Временная инвентаризация рабочего дня.
• Способы создания резерва времени: сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного.
• Схема рабочего дня секретаря.
• Получение необходимой информации, уточнение непонятой информации.
• Особенности приема, хранения и передачи устной и письменной информации.

Модуль 3: ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С РУКОВОДИТЕЛЕМ И КОЛЛЕГАМИ.

• Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: служебная вертикаль — отношения в системе «руководитель-подчиненный»; служебная горизонталь — отношения в системе «коллега-коллега».
• Система подчинения. Если руководителей несколько. Приоритетность выполнения поручений.
• Строгое соблюдение конфиденциальности.
• Правила взаимодействия секретаря с руководителем, рекомендации по оказанию влияния на руководителя, условия идеальных взаимоотношений с руководителем.
• Способы и приемы взаимодействия секретаря с сослуживцами.

Модуль 4: СЕКРЕТАРЬ И ТЕЛЕФОН. ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ.

• Основные правила телефонного этикета
• Телефонная вежливость. Основные виды вежливости: корректность, учтивость, деликатность, тактичность. Ограничения в телефонном общении: что можно и что не следует говорить по телефону. Фразы, которых необходимо избегать.
• Корпоративные стандарты телефонного общения
• Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки. Регистрация звонков, фильтрация звонков. Формы приветствий и представлений. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.
• Проблемные разговоры по телефону
• Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения. Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Бесконфликтное общение. Сдержанность и эмоциональная дистанция, сохранение самообладания.

II СЕССИЯ

Модуль 5: ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

• Работа с клиентами и посетителями
• Создание имиджа компании с приемной.
• Организация приема посетителей:
• подготовка встречи, организация пространства;
• установление контакта с посетителем, формирование первого впечатления;
• выбор тактики поведения;
• умение расположить к себе собеседника;
• выявление потребности клиента с помощью умения задавать вопросы и вести разговор;
• доклад руководителю о посетителе, порядок представления и знакомств;
• что делать в «форс-мажорных» ситуациях (непредвиденная задержка и пр.), предоставление необходимой информации.
• Памятка секретарю по приему посетителей
• Кофе-этикет
• Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др. Рецепты приготовления кофе.

Модуль 6: ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ, ВСТРЕЧ, ПЕРЕГОВОРОВ, ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРИЕМОВ.

• Классификация  деловых совещаний, подготовка и обслуживание.
• Подготовка зала для переговоров.
• Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя.
• Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование.
• Виды официальных приемов: «бокал шампанского», «завтрак», «коктейль», «а ля фуршет», «жур фикс» и др.
• Участие секретаря в организации деловых приемов и культурной программы.
• Правила поведения во время приемов, презентаций.
• Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя. Визитные карточки.

Модули 7- 8: СЕКРЕТАРЬ И ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КОМПАНИИ.

• Классификация документов.
• Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства организации.
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4 (новая).
• Требования к оформлению документов в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.
• Порядок оформления, виды бланков организации.
• Составные части (реквизиты) документа.
• Подписание, согласование и утверждение документа. Удостоверение печатью.
• Оформление управленческих решений руководства: приказы, указания, распоряжения, решения.
• Организация работы с документами.
• Ведение внутренней и внешней переписки.
• Формы и порядок регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.
• Особенности работы секретаря с конфиденциальной информацией (документы, содержащие коммерческую и служебную тайну).
• Семинар проводится с использованием практических кейсов, анализом конкретных ситуаций и решением практических задач.

Продолжительность обучения: 32 академических часа (4 дня с 10.00 до 17.00).

Стоимость обучения для одного участника 7 600 000 бел.руб.+ 20% НДС.

Мы предлагаем Вам гибкую систему скидок, а именно:

• постоянным клиентам – 5%;
• клиентам, оплатившим участие за 10 и более банковских дней до начала обучения, – 5%;
• подписчикам на E-mail рассылку БИЗНЕС-ШКОЛЫ XXI ВЕК-КОНСАЛТ – 5%.

В стоимость обучения входит оплата учебных пособий.

По окончании обучения всем участникам выдаются свидетельства об обучении в БИЗНЕС-ШКОЛЕ XXI ВЕК-КОНСАЛТ.

спикер: Толкач Ирина