Современный секретарь, офис-менеджер: слагаемые успеха | ebp.by
amoCRM плюс GUSAROV
Мероприятия

Современный секретарь, офис-менеджер: слагаемые успеха

  • Время проведения: 1 сессия 8 - 9 декабря 2014 г. 2 сессия 19 - 20 января 2015 г.
  • Спикер: Толкач Ирина   
Стоимость участия:
Скидка:
7 600 000 + 20%
456 000
Оформить заявку
Информация о тренинге

У секретаря особое положение в организации: он фактически первый человек после руководителя. В задачи секретаря входят коммуникативная, информирующая, организующая, фильтрующая, барьерная, сервисная и множество других функций. Специалисты в этой области деятельности необходимы в любой организации, и их профессионализм зачастую определяет отношения с партнерами/клиентами, имидж компании и общий успех.


ИНТЕГРИРОВАННЫЙ КУРС СОСТОИТ ИЗ МОДУЛЕЙ:

  • секретарь — лицо компании;
  • рабочее место секретаря, планирование рабочего времени и работа с информацией;
  • взаимодействие с руководителем и коллегами;
  • секретарь и телефон, телефонный этикет;
  • деловой протокол для секретарей;
  • организация и проведение совещаний, встреч, переговоров, официальных приемов;
  • секретарь и вопросы делопроизводства в компании.

Для кого этот семинар:

Программа ориентирована на профессиональных секретарей, ориентированных на развитие и стремящихся усовершенствовать работу офиса, сделать ее более целенаправленной, системной и комфортной как для клиентов, так и для сотрудников.


СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ:

I СЕССИЯ

Модуль 1: СЕКРЕТАРЬ — ЛИЦО КОМПАНИИ.

  • Квалификационные требования к секретарю.
  • Основное содержание профессии, функции секретаря, обязанности, права.
  • Должностная инструкция.
  • Профессиональные качества секретаря.
  • Профессиональный имидж: вербальный, невербальный (кинетический).
  • Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия.
  • Деловой набор. Поведение и манеры. Деловые качества.
  • Двадцать навыков профессионала.

Модуль 2: РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ.

  • Рабочее место секретаря.
  • Предметы первой необходимости в офисе. Необходимая спецлитература.
  • Сервировочные и хозяйственные принадлежности. Продукты и напитки. Аптечка. Предметы личной необходимости.
  • Планирование рабочего времени. Временная инвентаризация рабочего дня.
  • Способы создания резерва времени: сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного.
  • Схема рабочего дня секретаря.
  • Получение необходимой информации, уточнение непонятой информации.
  • Особенности приема, хранения и передачи устной и письменной информации.

Модуль 3: ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С РУКОВОДИТЕЛЕМ И КОЛЛЕГАМИ.

  • Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: служебная вертикаль — отношения в системе «руководитель-подчиненный»; служебная горизонталь — отношения в системе «коллега-коллега».
  • Система подчинения. Если руководителей несколько. Приоритетность выполнения поручений.
  • Строгое соблюдение конфиденциальности.
  • Правила взаимодействия секретаря с руководителем, рекомендации по оказанию влияния на руководителя, условия идеальных взаимоотношений с руководителем.
  • Способы и приемы взаимодействия секретаря с сослуживцами.

Модуль 4: СЕКРЕТАРЬ И ТЕЛЕФОН. ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ.

  • Основные правила телефонного этикета
  • Телефонная вежливость. Основные виды вежливости: корректность, учтивость, деликатность, тактичность. Ограничения в телефонном общении: что можно и что не следует говорить по телефону. Фразы, которых необходимо избегать.
  • Корпоративные стандарты телефонного общения
  • Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки. Регистрация звонков, фильтрация звонков. Формы приветствий и представлений. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.
  • Проблемные разговоры по телефону
  • Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения. Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Бесконфликтное общение. Сдержанность и эмоциональная дистанция, сохранение самообладания.

II СЕССИЯ

Модуль 5: ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

  • Работа с клиентами и посетителями
  • Создание имиджа компании с приемной.
  • Организация приема посетителей:
  • подготовка встречи, организация пространства;
  • установление контакта с посетителем, формирование первого впечатления;
  • выбор тактики поведения;
  • умение расположить к себе собеседника;
  • выявление потребности клиента с помощью умения задавать вопросы и вести разговор;
  • доклад руководителю о посетителе, порядок представления и знакомств;
  • что делать в «форс-мажорных» ситуациях (непредвиденная задержка и пр.), предоставление необходимой информации.
  • Памятка секретарю по приему посетителей
  • Кофе-этикет
  • Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др. Рецепты приготовления кофе.

Модуль 6: ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ, ВСТРЕЧ, ПЕРЕГОВОРОВ, ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРИЕМОВ.

  • Классификация  деловых совещаний, подготовка и обслуживание.
  • Подготовка зала для переговоров.
  • Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя.
  • Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование.
  • Виды официальных приемов: «бокал шампанского», «завтрак», «коктейль», «а ля фуршет», «жур фикс» и др.
  • Участие секретаря в организации деловых приемов и культурной программы.
  • Правила поведения во время приемов, презентаций.
  • Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя. Визитные карточки.

Модули 7- 8: СЕКРЕТАРЬ И ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КОМПАНИИ.

  • Классификация документов.
  • Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства организации.
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4 (новая).
  • Требования к оформлению документов в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.
  • Порядок оформления, виды бланков организации.
  • Составные части (реквизиты) документа.
  • Подписание, согласование и утверждение документа. Удостоверение печатью.
  • Оформление управленческих решений руководства: приказы, указания, распоряжения, решения.
  • Организация работы с документами.
  • Ведение внутренней и внешней переписки.
  • Формы и порядок регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.
  • Особенности работы секретаря с конфиденциальной информацией (документы, содержащие коммерческую и служебную тайну).
  • Семинар проводится с использованием практических кейсов, анализом конкретных ситуаций и решением практических задач.

Продолжительность обучения: 32 академических часа (4 дня с 10.00 до 17.00).

Стоимость обучения для одного участника 7 600 000 бел.руб.+ 20% НДС.

Мы предлагаем Вам гибкую систему скидок, а именно:

  • постоянным клиентам – 5%;
  • клиентам, оплатившим участие за 10 и более банковских дней до начала обучения, – 5%;
  • подписчикам на E-mail рассылку БИЗНЕС-ШКОЛЫ XXI ВЕК-КОНСАЛТ – 5%.

В стоимость обучения входит оплата учебных пособий.

По окончании обучения всем участникам выдаются свидетельства об обучении в БИЗНЕС-ШКОЛЕ XXI ВЕК-КОНСАЛТ.

спикер: Толкач Ирина
Оформить заявку
Вас также может заинтересовать