Максим Додолев: «Аутсорсинг повышает эффективность компании в кризис»

Финансовый директор компании «Unica Group» Максим Додолев эксклюзивно для Educational Business Portal подготовил материал об аутсорсинге как антикризисном инструменте развития компании. Максим имеет более 7 лет практического опыта привлечения финансирования. Специалист в управлении корпоративными финансами, инвестиционном и финансовом консалтинге.

К нам вновь пришел кризис, а значит, компании поневоле вспомнили про оптимизацию расходов. Как ни странно, в этом есть не только грустная составляющая, но и шанс очиститься от привычных, но ненужных расходов, сосредоточиться на самом важном.

В мировой практике, особенно в среде малого и среднего бизнеса давно принято отдавать непрофильную часть операций на аутсорсинг, особенно учетную функцию и IT. Пусть небыстро, но эта тенденция приходит и в Беларусь. Исследований и рейтингов по рынку аутсорсинга учетных функций Беларуси не составляются. Поэтому рассмотрим опыт наших соседей: Украины и России. Интересно, что же происходило в кризисные годы с аутсорсингом у них?

По данным агентства «Эксперт РА» (РФ), в 2009 и в 2010 годах суммарный объем выручки аутсорсинг-провайдеров в сегменте бухучета продолжал расти (соответственно 17% и 13% в год), несмотря на общее снижение выручки всех компаний на кризисном рынке.

Ощутив преимущества и удобства аутсорсинга, уже существующие клиенты не были готовы от него отказаться: если стоимость не являлась причиной перехода на аутсорсинг, то в кризис ее снижение оказалось более важно для повышения эффективности бизнеса.

По информации исследователей украинского рынка, рост аутсорсинга в кризис продолжался, хоть и замедленными на 1% темпами. КА Анкор сообщает также о степени удовлетворенности услугами аутсорсеров: первое место в рейтинге опрошенные компании отдали аутсорсингу функций обработки и систематизации информации, получившему 5 баллов из 5 возможных. Далее следует аутсорсинг услуг по расчету зарплат и ведения бухучета, получившие по 4,8 балла каждый.

Таким образом, можно отметить общую для соседей тенденцию: отдавшие часть процессов на аутсорсинг бизнесы больше не хотят от него отказываться.

Хотя в местных условиях аутсорсинг подходит далеко не всем, собственнику и руководителю задуматься стоит в следующих случаях:

• процессы требуют высокой квалификации, но не являются ключевыми (регистрация юрлица, бухгалтерский и налоговый учет, подбор и обучение персонала, составление отчетности)
• непрофильные процессы конвейерного типа (кадровое администрирование, расчет зарплаты, работа с дебиторами, в конце концов – уборка офиса).

Переход на аутсорсинг бухгалтерских функций для малого бизнеса позволяет сократить издержки на 15%. За счет специализации и экономии на масштабах цена аутсорсинга оказывается ниже содержания бухгалтера в штате и даже привлеченного ИП.

И все же стратегическим приобретением при переходе на аутсорсинг бухгалтерских процессов является не столько ежемесячная экономия, сколько ликвидация косвенных и потенциальных расходов:

• Вопреки распространенному убеждению, аутсорсинг не повышает, а снижает риски. Во-первых, в случае санкций со стороны государственных органов аутсорсер делит риски с компанией, а в случае штатного бухгалтера вычесть всю сумму штрафов из заработной платы бывает просто невозможно. Во-вторых – компании-аутсорсеры отнюдь не заинтересованы в разглашении коммерческих тайн и больше склонны заботиться о репутации перед клиентом. По разным подсчетам, от 76% до 84% непубличной информации уходит из компании как раз через штатных сотрудников.
• Между руководством компании и бухгалтером часто существуют не только деловые, но и обычные человеческие отношения. Это порой приводит к нефиксируемым расходам, к «вхождению в положение», уступкам, добавкам к соцпакету. Все-таки, формальное деловое общение между компанией и поставщиком бухгалтерских услуг не предполагает подобного бремени.
• Если бизнес сезонный, то аутсорсинг позволяет получить гибкость для поддержки изменения масштабов, независимость от собственного штата.
• Клиент получает аренду сервера с возможностью удаленного доступа, шифрованием данных, backup базы данных и техническую поддержку 24/7.
• Компании, распределенные территориально или имеющие филиалы, получают преимущества удаленного обслуживания.
• Дополнительные сервисы и технические системы. Зарубежные провайдеры предлагают своим клиентам web-порталы по работе с персоналом, системы управления расходами и выставления счетов, оптическое распознавание скан-копий первичных документов и электронный документооборот.

Внедрение новых бизнес-процессов часто бывает сопряжено с техническими сложностями и сопротивлением персонала. В такой ситуации провайдер услуг может выступить организатором правильного документооборота и дисциплинирует внутренние службы бизнеса.

Это, в свою очередь, всегда смягчит проблему роста компании: упорядочить стихийный поток документов гораздо проще заранее, не дожидаясь, пока он превратится в лавину.

Вариантом аутсорсинга для многих компаний является передача провайдеру расчета заработной платы даже в том случае, когда остальной бухучет идеально налажен внутри организации.

Причины такого решения могут быть следующие:

• Это легко отделяемый от прочего учета участок работы, который отличается монотонностью и повторяемостью.
• Требования к информационной безопасности: чем меньше сотрудников знает о размерах зарплат коллег, тем меньше обсуждений и утечек на эту тему.

Отметим также несколько специфических и отраслевых вариантов аутсорсинга в области финансов и учета в Беларуси:

1. Расчет цен  и калькуляция себестоимости

В соответствии с рекомендациями Министерства торговли и Министерства экономики предложены механизмы формирования цен, которые требуют существенного вовлечения учетного персонала. Провайдер может предложить удобный механизм проведения расчетов для клиента.

2. Подготовка отчетности для лизинговых компаний в соответствии с требованиями Национального Банка Республики Беларусь

Не позднее 20 апреля 2015 лизинговые компании обязаны предоставить отчетность по определенной форме в Национальный Банк Республики Беларусь. Данная норма вступила в силу с августа 2014 года и будет носить регулярный характер. Стоит ли догружать бухгалтерию дополнительной специализированной отчетностью, подготовку которой в банках производят отдельные департаменты или отдать в “хорошие руки” – решение за менеджментом лизинговых структур.

3. Аутсорсинг подготовки отчетности по МСФО.

Средние компании могут передать на аутсорсинг как полный цикл подготовки отчетности по МСФО через модель трансформации отчетности, так и отдельные участки (оценка активов и обязательств, корректировки процентных доходов и расходов, начисления амортизации, пересчет в валюту представления и прочее).

4. Аутсорсинг компетенций финансового менеджера/директора

Такой вариант сотрудничества предполагает исполнение провайдером функций финансового директора на временной основе или под конкретные задачи (анализ отчетности, поиск финансирования, выстраивание процесса планирования и бюджетирования, валютное законодательство).

Автор: Маским Додолев, директор компании Unica Finance, финансовый директор Unica Group.