Советы по повышению эффективности отделов складской и транспортной логистики от Александра Сагаловича

В данной серии я хочу поговорить о транспортной и складской логистике. О том, как повысить эффективность использования складских площадей, как сгладить пики нагрузки на склад и транспорт, как повысить удовлетворенность клиента и т.д. В первую очередь, статья ориентирована на специалистов отделов логистики производственных и торговых компаний. Информация подается с точки зрения процессного подхода и с использованием элементов языка управления бизнес-процессами.

Предложенные методы и инструменты относятся, в первую очередь, к экстенсивным. То есть, они предусматривают решение проблем путем оптимизации процессов и эффективного использования уже имеющихся ресурсов, а не путем найма дополнительного персонала, покупки дополнительного оборудования или аренды новых складов.

С точки зрения повышения эффектности работы склада рекомендую проводить работу в направлениях, изображенных на схеме. Я отдаю отчет, что это работа ни на один год, и некоторые элементы избыточны или экономически невыгодны, некоторые требуют внушительных финансовых вложений. Поэтому насколько далеко продвигаться в этом направлении – решать вам. Но каждый шаг обязательно положительно скажется на показателях работы склада.

И еще «фишки» для склада:

• Постоянно изучайте каталоги и новинки оборудования для складской и транспортной логистики, всегда можно «наткнуться» на что-нибудь, что может хорошо подходить под ваши потребности. Кстати, многие технические решения достаточно экономные, например, оборудование и устройства для быстрой и многоразовой упаковки товаров для доставки: стоп-листы, стяжные ремни, упаковочные сетки и т.д.
• Взаимодействуйте с клиентами отдела логистики (внутренними или внешними) в области управления заявками: количество единиц и позиций в заявках, физический объем товара, периодичность и частота заявок, время получения заявки до времени отгрузки (доставки) и т.д. Мотивируйте клиентов на такие параметры заявок, которые выгодны для обеих сторон. Например, увеличение времени от получения заявки до времени ее плановой отгрузки делает выполнение заявки в установленное время более вероятным и при этом менее «затратным» для склада.
• Используйте так называемое «правило большого пальца» – при проектировании системы обработки товара используют данные, полученные по средним значениям показателей недели (месяца), на которую приходится максимальная активность. Поэтому проводите анализ складских показателей не только для суток или недель, но и для более длительных периодов.
• Составляйте и используйте график приемки продукции и товаров для того, чтобы получать товар в нужное время и в нужном количестве. Насколько это возможно взаимодействие с поставщиками и перевозчиками для управления графиком. При составлении графика учитывайте такие данные, как персонал и оборудование, необходимые для приемки, время, необходимое для приемки определенного количества того или иного товара, текущее наличие данного товара на складе, планы на отгрузки данной продукции. Например, можно так спланировать поступление товара и его отгрузку, что часть или весь товар можно будет отгрузить кросс-докингом, то есть сразу же после выгрузки товар будет с площадки выгрузки отобран и загружен для дальнейшей транспортировки клиентам.
• Для ускорения операций кросс-докинга (и не только) необходимо максимально быстрое проведение приходных данных для того, чтобы можно выписать расходные документы. Для этого настройте качественный информационный обмен с поставщиками и получателями. Получайте от поставщиков электронные копии накладных документов в формате, который совместим с вашей учетной системой. Заявки на отгрузку и доставку от получателей также желательно получать в соответствующем электронном формате, чтобы можно было автоматически «подтягивать» их в электронную систему управления предприятием (складом, транспортом и т.д.), а не вводить вручную. Ручной ввод занимает много времени и является источником ошибок.
• При приемке сортируйте и упаковывайте товар так, чтобы можно было удобно и эффективно его размещать. Старайтесь при возможности совмещать размещения и отбор. Этот рекомендация ограниченно применима для товаров, обработка которых производится в соответствии с принципом FIFO, а тем более для товаров с коротким сроком годности.
• Для повышения эффективности обработки на складах следует предусматривать площади для проведения отбора методом «товар к человеку», сортировки комплектацией при волновом отборе, для упаковки собранных заявок, временного хранения собранных заявок или их «полуфабрикатов», установки временных конвейеров для отбора товара и т.д.
• Гибко управляйте обязанностями персонала. Проводите обучение для освоения смежных складских специальностей. Перераспределяйте задачи и функции в зависимости от оперативной ситуации. Однако, это не должно происходить стихийно. Особенно, в части работы со специальной техникой, смена операторов и водителей должна происходить в соответствии с установленным порядком. Ведите учет времени выполнения работниками тех или иных обязанностей, если вы используете эту информацию для расчета оплаты труда.
• Осуществляйте выгрузку и приемку с учетом предстоящих операций по размещению и отбору.
• Любая маркировка при складских операциях должна быть крупной, четкой, «говорящей».

И еще несколько «фишек» для транспортного отдела:

• В случае если необходимо отправить в рейс в одно и то же время сразу партию машин, например, рано утром, когда раньше выезжать нет смысла, а позже выехать плохо, т.к. можно просто не успеть до закрытия точек разгрузки. Если ресурсы склада по загрузке транспорта ограничены (мало персонала, встречный поток работы, ограниченное количество техники и погрузочных рамп), то такую загрузку необходимо начинать заранее, в данном случае ночью, но это значит – увеличивать рабочий день водителей. Выход – оставлять машины на транспортном дворе с вечера, их подачу на погрузку ночью осуществляет один дежурный водитель, а прибывшие утром закрепленные за техникой водители проверяют груз, подписывают и получают накладные документы и выезжают в плановое время выспавшимися и отдохнувшими.
• Если есть необходимость отправки в регионы партии товара по маршруту с большим количеством точек разгрузки, то можно просчитать экономическую целесообразность. При положительном результате, который зависит от конкретных транспортных переменных (объем груза, количество точек, имеющиеся транспортные средства и т.д.), попробовать использовать следующую схему. Она не нова, многими используется, особенно, крупными логистическими компаниями и службами доставки. С центрального склада отправляется большегрузная машина с заказами для нескольких рейсов по региону.

По прибытии в определенную точку в регионе комплектации из большегрузной машины перегружается в среднетоннажные и малотоннажные автомобили и затем уже доставляется по маршруту. Для перегрузки можно использовать арендованную рампу на каком-либо складе. Найти такой склад за разумные средства не представляется большой проблемой. Можно перегружать и без рампы, используя ручные или электрические гидравлические тележки, но все же это более длительная операция.

Для качественной доставки и перегрузки на центральном складе товар комплектуется, упаковывается и маркируется. Маркировочные листы должны быть большие, надписи выполнены крупным шрифтом и содержать всю необходимую информацию: номер рейса, номер заказа, ФИО водителя в регионе, наименование точки разгрузки и т.д.

Загрузка в большегрузную машину производится в обратном порядке от порядка перегрузки, а загрузка в среднетоннажные в обратном от порядка выгрузки в точках доставки товара.
Отдельным вопросом будет организация движения накладных документов при такой схеме работы, но она решаема в рамках действующего законодательства.

Обе эти «фишки» требует решения вопроса доверия к компании, так как водителям передается уже упакованный товар и полноценно проверить его на соответствии накладным документам они не могут. С одной стороны – доверие, с другой – организации эффективного контроля при отборе, упаковке и отгрузке груза, но при этом контроль не должен становится настолько громоздким и затратным, чтобы превратиться в узкое звено логистической цепочки.